Compliance Officer, znany również jako Specjalista ds. Zgodności, jest kluczowym graczem w każdej organizacji, który zapewnia, że firma działa w pełnej zgodności z wszelkimi zewnętrznymi regulacjami i wewnętrznymi politykami.
Obowiązki Compliance Officera polegają na:
♦ Analizie regulaminu wewnętrznego (statutu) pod kątem ewentualnych nieprawidłowości.
♦ Analizie budżetowej w celu zminimalizowania ryzyka strat oraz zwiększenia zysków.
♦ Wprowadzeniu możliwości zgłaszania nieprawidłowości, zachowań prowadzących do utraty reputacji oraz strat finansowych poprzez stworzenie kanału zgłoszeń (zgłoszenia anonimowe) a także wprowadzenie możliwości osobistej rozmowy z osobą odpowiedzialną za prawidłowe działanie (skargi i wnioski).
♦ Analizie omawianych w pkt. 3 zgłoszeń, określeniu ryzyka ich występowania, a także stworzeniu przepisów oraz schematów zapobiegających występowaniu ryzyka.
♦ W chwili ujawnienia podejrzenia popełnienia czynów zabronionych pod groźbą kary zabezpieczeniu wszelkich dowodów w sprawie, przeprowadzenie postępowania wewnętrznego, w przypadku konieczności – zawiadomieniu organów ścigania a także współpraca z nimi.
♦ Opracowaniu kodeksu etycznego.
♦ Wprowadzeniu zasad społecznej odpowiedzialności biznesu (Corporate Social Responsibility) polegających na uwzględnianiu interesów społecznych, relacji z pracownikami a także aspektów środowiskowych, co doprowadzi do zwiększenia konkurencyjności przedsiębiorstwa/ instytucji.
♦ Zapobieganiu wystąpienia zjawiska korupcji poprzez cykliczne szkolenie, a także przedstawieniu konsekwencji wynikających z danego procederu.
♦ Stworzeniu i wdrożenie planu ciągłości działania instytucji / przedsiębiorstwa (Business Continuity Plan), który ma zastosowanie w przypadku nieprzewidzianych sytuacji takich jak pożar, katastrofy naturalne, przerwy w dostawie surowców i materiałów i wielu podobnych zdarzeń.
♦ Wykonaniu czynności kontrolnych po wprowadzeniu przepisów lub schematów działania oraz analiza stosowania się do nich (audyt wewnętrzny)
♦ Przygotowywanie raportów dla zarządu na temat statusu zgodności firmy.